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          國際海運貨代各崗位職責與操作流程總結

          2015/10/7 12:28:43   Source/Author:互聯網    Page View:

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          為規范貨代日常工作,明確各崗位權責,加強各部門、各崗位協調配合,特制定本流程和規范。

          1 風范自律

          1)、遵規守紀:嚴格遵守各項制度規范要求做個合格的貨代人。

          2)、細致耐心:認真對待每件事情盡職盡責做好本職工作。

          3)、熱心誠摯:持續為客戶提供專業優質的服務。

          4)、誠懇好學:不斷提升自身服務能力和綜合素質。

          5)、快捷高效:及時準確有效地服從執行上級指令。

          6)、忠誠奉獻:積極努力為團隊進步發展獻計獻策。

          7)、團結互助:胸懷寬容博愛的團隊共建精神。

          2 崗位職責

          依據工作需要和工作環節主要設立部門經理、部門主管、操作、調度、文件、客服和銷售等崗位,各崗位相輔相成,構成貨代公司完整的運作機制。

          2.1、職位與職權

          2.1.1 部門經理

          1)、管理團隊的組建、分工、培訓和提升。

          2)、配合公司戰略發展,籌劃、推進和評估本部門的長短期目標。

          3)、各下級部門總體運作的計劃、協調、推進和評估。

          2.1.2 部門主管

          1)、部門團隊的組建、管理、培訓和提升。

          2)、部門日常運作的協調、推進和評估。

          3)、對內與對外報價的更新、發布和核批。

          4)、業務的受理、指派和跟蹤。

          5)、市場目標的制定、推進和評估。

          2.1.3 操作

          1)、業務的審核、操作和跟蹤。

          2)、費收的核實、確認和輸入。

          3)、業務的完結、統計和分析。

          2.1.4 調度

          1)、門點服務/倉儲服務的受理、協調和安排。

          2)、門點服務/倉儲服務的跟蹤、反饋和完結。

          3)、月度統計、分析與評估。

          2.1.5 文件

          1)、提單的確認、核對和簽發。

          2)、操作的日常事務助理。

          3)、月度統計和分析。

          2.1.6 客服

          1)、業務的受理、指派和跟蹤。

          2)、報價的對外發布、跟蹤和核實。

          3)、客戶日常操作維護。

          2.1.7 銷售

          1)、業務的報價、攬取和跟蹤。

          2)、報價的對外發布、跟蹤和核實。

          3)、客戶日常銷售維護。

          2.2、職權與職責

          2.2.1 經理管理

          部門經理和主管對部門內日常事務和人員具有指派工作、協調次序、管理決策的權力和義務。

          2.2.2 權責對應

          部門內所有人員應依據各自所在職位的職權配置,積極主動盡職盡責地完成日常本職工作。

          2.2.3 能動互助

          部門內所有人員應重視自我促進業務素質和工作能力,積極主動協助關聯職位成員完成日常本職工作。

          2.3、個人與團隊

          1)、對任何事件,各成員應首先積極主動第一時間處理。

          2)、對超越自身處理能力或不能清晰判斷處理結果的要求或事件,需立即請示上級要求協助,并依據上級的指令或指導及時處理并反饋、總結。

          3)、各職員日常應積極主動學習積累有利于改善本職工作的知識和資源,持續提升團隊實力和個人素質。

          4)、各成員應積極協助和指導有需要的部門成員。

          5)、待物客觀公正,做事寬容耐心,不意氣用事。

          3 操作流程

          根據海運貨代的工作特征,日常工作一般劃分為接單、訂艙、拖車/內裝、報關、文件、收費和其他等各環節,各環節相輔相成。

          本流程即是各崗位的工作指導,也作為主管評判各崗位工作達標與否的標準。

          3.1、接單部分

          接單原則上應成為日常中“最優先”的工作環節,一般要求接單必須快捷、高效,第一時間確認業務的可操作性并予以安排。

          接單員一般要求自接到委托書后15分鐘內完成以下三部分基本信息的確認:

          注:對于部分無法短時間內確認的信息,依然必須及時安排并予以跟蹤,如根據客戶和操作需要流轉到下一環節,先安排流轉后跟進處理,以保證下一環節的有序操作。

          1)、審核客戶委托內容和確認客戶服務要求(客服或接單員)

          ——(1)接單員必須預先審核客戶的委托內容

          客戶給的《訂艙委托書》需顯示但不限于:托運人/發貨人、船公司/船期、起運港、目的港/中轉港、貨名、箱型/柜量、運價條款與運價、托運人的簽字或蓋章等。

          ——(2)接單員必須預先確認客戶服務要求(客服或接單員)

          普通服務要求一般包括是否需要:到/預付訂艙、拖車/內裝、商檢和報關等。

          對于拖車/內裝、商檢和報關的服務要求,必須同時確認貨物和單證備齊時間、服務要求時間等,注明在客戶《訂艙委托書》上。

          特殊服務要求一般包括是否需要:普通服務外其他的附加服務。

          對于特殊服務要求,必須得到部門主管和/或其他相關職能的核批后才可以接受和安排。

          2)、運價核對、確認(客服或接單員)

          客服人員收到《訂艙委托書》后,必須對運價和其他服務費用進行確認。

          ——(1)對來自銷售部的業務,須與銷售員核對運價和其他服務費用是否正確,并由銷售員在《訂艙委托書》上簽字確認,然后再向相應船公司訂艙。

          注:特殊情況可先口頭與銷售員確認,待銷售員返回公司再補簽字確認。

          ——(2)對于公司業務,須與市場相關人員或航線主管人員及時確認后再安排訂艙。

          3)、艙位確認(客服或接單員)

          根據客戶委托,確認并反饋符合要求的艙位。

          3.2、訂艙部分

          一般要求預定開船日7天前必須安排訂艙,對可以提前接受委托的船公司應爭取頭批訂艙,旺季時根據市場情況適當提前。

          一般要求在預定開船日5工作日前完成訂艙,對于該時間限制以內的業務委托一般要求在接單日內完成訂艙,最遲一個工作日內完成訂艙。

          1)、新建委托(訂艙操作員)

          訂艙操作員必須及時在操作系統內創建業務編號、新建業務檔案,輸入業務有關數據。輸入業務數據包括但不限于:業務各屬性、收發貨人信息、服務要求、提單要求、船名航次(如可能)、開船日期、起運港、中轉港、目的港、箱型箱量、貨名與數量,以及代理(如需要)等。

          2)、訂艙過程(訂艙操作員)

          訂艙過程包括以下環節:膳制與發送《訂艙委托書》、訂艙號或提單號確認、預配和報關艙單發送確認、中轉港代碼確認和場站收據制作等,任何一環節未完成均視為訂艙未完畢。

          訂艙完畢后,應及時將配艙信息輸入操作系統,輸入時應確保準確,并特別注意以下信息:船公司名稱、訂艙號或提單號、船名航次、開船日期、箱型箱量以及運費/運輸條款等信息。

          3)、艙位通知(訂艙操作員)

          無論是否需要我司代為提供當地各項服務,訂艙確認書或配船通知單等都必須第一時間通知客戶,確保上面的訂艙號與船名航次清晰、準確,以免造成混淆。

          如有問題,積極配合客戶跟蹤處理預配和海關艙單等方面問題。

          3.3、拖車/內裝(調度)

          客戶委托的拖車、內裝和/或報關等要求,必須根據船公司、碼頭、貨物性質和市場環境等情況予以預先審核,對存在隱患的不合理安排盡量同客戶協商調整并告知理由和風險。

          1)、拖車安排

          ——(1)得到相關銷售或客服確認后方能安排。

          ——(2)根據船公司、碼頭和航線等情況,前瞻判斷合適的拖車時間;如果同客戶具體情況有沖突,必須同客戶友好協商并告知可能的風險。

          ——(3)安排拖車前,根據前期約定的拖車服務時間要求,提前2工作日與客戶再次確認裝柜時間及地點。

          ——(4)同客戶確認時間要求后,在同一工作日及時把信息通知拖車進行服務要求預約。

          ——(5)向拖車下委托的時間,一般最遲必須在提供拖車服務時間的前一工作日的中午之前,并在當日下午4點前確認安排(包括拖車是否已經打單領取設備交接單、提箱地點的確認以及空箱狀況確認)。

          對于冷柜等特種柜業務,必須同船公司確認空箱狀況,必要時通知船公司提箱時間。

          ——(6)安排拖車時,需向拖車發出書面委托。清晰注明配船信息(包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港和中轉港代碼、目的地等)、裝柜時間、裝柜地點、工廠聯系人及聯系電話、協議費用等。

          ——(7)必要情況下,應要求拖車提供司機姓名、手機號碼、車牌號、柜號、鉛封號,并報給工廠。

          ——(8)跟蹤裝箱、重箱返回、進港集港等。

          ——(9)其他注意事項。

          注:在船公司的免費用箱期內安排拖柜進場,避免發生額外費用。若發生超堆費、超期柜租等額外費用,需立即通知客戶,要求其書面確認并登記。

          對于客戶取消業務退關等情況,需確認是否發生安排拖車等前期費用。若發生打單費等,需立即通知客戶,要求其書面確認并登記。

          2)、內裝安排

          ——(1)得到相關銷售或客服確認后方能安排。

          ——(2)根據船公司、碼頭和航線等情況,前瞻判斷合適的裝箱時間,如同客戶具體情況有沖突,必須同客戶協商并告知可能的風險。

          ——(3)根據前期約定的到貨時間,提前1工作日與客戶再次核實送貨時間和預計到達時間,必要時讓客戶提供送貨司機聯系方式。

          ——(4)向倉庫做內裝委托,需向倉庫發出書面委托。如有裝箱說明或打托要求,與委托一同發給內裝倉庫或堆場。委托需清晰顯示配船信息(包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港和中轉港代碼、目的地等)、裝柜時間、貨物數據(包括件數、毛重、體積)、協議費用等。

          ——(5)向倉庫委托時間,一般最遲必須在預約貨物裝箱時間的前一工作日的中午之前,并在當日下午4點前確認安排(包括倉庫是否已經領取設備交接單、提箱點的確認、空箱狀況確認)。

          ——(6)向倉庫委托時,必要時應注明提空柜的時間要求。

          ——(7)跟蹤到貨情況。如果貨物有問題如包裝破損等,必須第一時間反饋給客戶,待客戶確認好后,再進一步操作。

          ——(8)跟蹤裝箱、進港集港等。如客戶要裝箱照片,應提前通知倉庫。

          3.4、報關部分(操作員)

          ——(1)得到相關銷售或客服確認后方能安排。

          ——(2)根據船公司、碼頭、航線和貨物等情況,前瞻判斷合適的報關時間。如同客戶具體情況有沖突,必須同客戶友好協商并告知可能的風險。

          ——(3)最遲在同客戶約定報關日期的前一工作日,再次同客戶確認報關資料的發送情況。

          ——(4)收到報關資料后應第一時間對報關資料進行預審,有問題立即處理。

          ——(5)在約定的報關日期前一工作日下班前,把完整的報關資料送報關行。

          ——(6)對于報關資料,要求復印留底。

          ——(7)跟蹤反饋報關結果。如客戶要預錄單,應及時提供。

          3.5、文件部分

          1)、提單確認(文件員/制單員)

          ——(1)提單確認件的膳制和發送

          提單確認件的膳制和發送要及時,一般預定開船日2個工作日前必須發送。

          ——(2)催促提單確認件

          一般預定開船日前一工作日必須從客戶獲取完整、正確的提單確認件。

          ★★閱讀國際貨代精英精心創作的干貨文章請移步物流學堂”下的物流問答、報關指南、空運學園、海運學園貨代百科子欄目。

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